Binnenkort draagt Pensioenfonds Houtverwerkende Industrie & Jachtbouw (PHJ) alle pensioenen over aan BPFV. In de aanloop naar deze overdracht heeft het bestuur, in het belang van alle deelnemers, de kwaliteit van de administratie laten controleren.
Kwaliteit administratie op hoog niveau houden
Het fonds heeft hierdoor opvolging gegeven aan de wens van DNB. In 2017 heeft DNB een ‘Good Practice’ uitgebracht, waarin het de Nederlandse pensioenfondsen vraagt om de kwaliteit van de administratie voortdurend op hoog niveau te houden. Daarnaast heeft PHJ in betrekkelijk korte tijd 2 keer van uitvoerder gewisseld.
Datatrust
PHJ heeft mede naar aanleiding van dit rapport de hulp ingeschakeld van DataTrust uit Amsterdam. Het fonds selecteerde Datatrust op basis van prijs-kwaliteitverhouding. Voorzitter Jeroen van den Heuvel geeft aan dat in het offerteproces voor het zoeken naar een geschikte partij al bleek dat DataTrust het beste inzicht had in de complexiteit van een pensioenadministratie en een overtuigend verhaal had over de wijze waarop periodiek een totaalcontrole uitgevoerd kon worden tegen acceptabele kosten. Vooral de zogenaamde ‘gegevensgerichte’ controle sprak PHJ erg aan, omdat hiermee ook de data uit het verleden van de vorige uitvoerders nog eens gecontroleerd en gearchiveerd werden.
Samen met AZL
In goede samenwerking met uitvoerder AZL heeft DataTrust het afgelopen jaar de volledige pensioenadministratie periodiek gecontroleerd. Ook de complexe gebieden als arbeidsongeschiktheid, echtscheiding en handhaving van aangesloten werkgevers maakten deel uit van deze controles. Dit naast de reguliere controles van bijvoorbeeld BSN gegevens, waarschijnlijkheidscontroles van de hoogte van verschillende pensioensoorten en controle van aangeleverde loongegevens met de bij het UWV bekende gegevens.
PHJ als een van de eerste fondsen
Directeur Cees van der Blom van DataTrust laat weten dat PHJ als een van de eerste pensioenfondsen voor deze aanpak heeft gekozen. ‘Veel pensioenfondsen denken dat met ISAE3402 rapportages en accountantsverklaringen bij de jaarrekening de administratie 100% juist is. Helaas blijkt dit vaak niet het geval te zijn. Het feit dat we ook nog jaren terug zijn gegaan heeft een duidelijke meerwaarde gehad. Zo heeft het fonds ook zekerheid gekregen over het verleden bij vorige uitvoerders en zijn verschillen verklaard. Ook hebben wij gezien dat werkgevers niet in alle gevallen de juiste salarisgegevens aan het fonds doorgeven, vaak onbedoeld. Met de controles halen wij deze verschillen eenvoudig boven water.’
Nieuw pensioencontract
Richting het nieuwe pensioencontract en de daarbij horende discussie over invaren (het meenemen van de opgebouwde pensioenaanspraken in de nieuwe pensioenregeling) is het voor besturen essentieel dat de administratie op orde is. PHJ heeft het moment van de collectieve waardeoverdracht naar BPFV aangegrepen om de data ook aantoonbaar op orde te krijgen.
Ook zonder overdracht naar BPFV
Voorzitter Jeroen van den Heuvel benadrukt dat ook het uitzoeken van mogelijke verschillen de nodige tijd heeft gekost. ‘Sommige dossiers, vooral als er arbeidsongeschiktheid bij komt kijken, gaan soms jaren terug en kennen diverse wijzigingen in de mate van arbeidsongeschiktheid. Het uitzoeken daarvan kost zomaar een volle werkdag of meer. Je kunt je voorstellen dat je hier tijdig mee moet beginnen als fonds en niet allemaal moet wachten tot vlak voor het invaren. Dat legt namelijk een enorme druk op uitvoerders, die het toch al druk hebben met het implementeren van het nieuwe pensioencontract. Ook als wij de stap naar BPFV niet hadden gezet, zouden we deze controles continu laten uitvoeren. Het geeft ons als bestuur zekerheid en niet alleen een onderbuikgevoel.’
Geen materiële gevolgen
Of de controles grote fouten hebben aangetoond, is voor Van den Heuvel niet goed in te schatten. ‘In elke administratie zitten onjuistheden, dat zal ook altijd zo blijven. Het is zaak om deze onjuistheden te ontdekken en op te lossen. Vooral op het gebied van arbeidsongeschiktheid hebben wij gezien dat er verbeteringen nodig waren. Of dit er relatief veel waren kan ik niet zeggen, omdat ik geen vergelijking kan maken met andere fondsen. Wel weet ik zeker dat de uitkomsten geen materiële gevolgen hebben voor onze pensioenverplichtingen. De inschatting die wij gemaakt hadden bleek voldoende te zijn.’ Wel is gebleken dat een beperkt aantal bedrijven niet waren aangesloten terwijl ze wel onder de verplichtstelling vallen.
Het fonds heeft met DNB ook informeel gesproken over de opzet van het controleproces. Ook DNB bevestigt dat het tijdig beginnen met het verbeteren van de datakwaliteit richting het nieuwe pensioencontract essentieel is voor besturen. PHJ heeft hier alvast een goede stap gezet, waardoor de deelnemers er straks op kunnen vertrouwen dat de overgedragen pensioenen helemaal goed zijn. ‘En dat is een hele geruststelling, ook voor de gemoedsrust van het bestuur’, aldus Van den Heuvel.